Да инвестираш на инат в софтуер

По-различно стои въпросът със софтуера, като тук не става дума за този за дизайн, а за обслужването на клиенти, както директно, така и индиректно. Някои доставчици на печатни услуги имат внедрени цялостни решения, други имат частични такива, но масовият случай е работа с Excel, калкулации на тефтер и определяне цветовете на око. Донякъде това има своето обяснение – цялостните решения са трудни за внедряване и често непосилна за нашия пазар инвестиция. Във времето, в което все по-голяма част от софтуерните решения се предлагат като услуга и могат да бъдат закупувани на месечна или годишна база не е лошо да разгледаме възможностите, но и рисковете пред избора на такъв тип решения. Как и по какъв начин могат да заработят в едно цялостно решение продукти като web-to-print, система за управление на заявките и система за контрол на качеството при печат?

Най-важни са лесната интеграция и употреба
Един от най-важните въпроси е: „Може ли избраната система да се интегрира с настоящата работна среда?” На този въпрос почти не може да се даде еднозначен отговор, защото няма невъзможни неща, ако се заплати достатъчна сума за това. По-важно е да се определят вид, честота, формат, посока и проверка на данните между двете системи, както и необходимостта от човешки и финансов ресурс за внедряване.

Именно последното води до ключовия въпрос – „Ще бъде ли използваем този софтуер без голяма инвестиция в обучение?” При това не само на персонала, но и за клиентите. Лесната употреба е много по-важна от всички възможности и характеристики. Като пример може да се помисли над въпроса колко от опциите на Word се използват от масовия потребител? За разработчиците на софтуер обаче е по-важно да са проиграли всички възможности, защото все някой ще ползва опция, но това не значи, че вие сте длъжни да усложнявате своята работа, особено когато плащате огромни суми за това. Подобен тип софтуер трябва да позволяват максимално персонализиране въз основа на нуждите на клиента. Ето защо създаването на списък с проблеми и търсенето на конкретен отговор (за конфигурация/внедряване или персонализация) от даден софтуер е това, което трябва да бъде водещо при избора. Нека вземем за пример възможността за проследяване на поръчката. Всяка система за онлайн продажби дава възможност за това, но колко от тях позволяват клиентът да повтори своя стара поръчка без да минава през целия процес? Колко системи позволяват достъп до издадени фактури с цел бюджетиране? Подобни решения ще улеснят не само вашата работа, но ще спестят време и на клиентите ви, а в допълнение това ще добави стойност към цялата услуга.

Какво мислят клиентите?
Софтуерните решения се продават на печатниците, но някои се използват основно от клиентите (например Web-to-print). Ето защо може да се окаже, че някой е инвестирал голяма сума за внедряване на едно добре презентирано решение, което обаче не се разбира от клиентите и в последствие налага сложни презентации пред самите тях. Всичко това води до допълнителни разходи за печатниците. В 99% от случаите клиентите на печатни услуги не разбират от печат и правят своя избор на база необходими продукти, приоритети, предизвикателства и решения за тях (когато не избират само по фактора цена). Всеки очаква да работи бързо, удобно и лесно със своите доставчици на печатни услуги. Работата на печатниците е да създават по-голямо диференциране на пазара, да решават повече предизвикателства и най-вече да са ефективни. Целите на разработчиците на Web-To-Print решения са да продават повече, като най-често не се интересуват как и до колко се използва техният софтуер. И тъй като решенията за покупка на софтуера се прави от печатниците, целта на доставчиците на тези услуги е да добавят все повече нови и най-вече полезни за печатниците възможности. Както стана ясно и по-рано те почти не се ползват, но този факт се забелязва от печатниците в един по-късен етап, когато вече са направени големи инвестиции и връщане назад няма. Всичко това трябва да накара доставчиците на печатни услуги да се поставят на мястото на клиентите си, за да имат една успешна Web-to-Print комуникация с тях. Това не означава, че трябва напълно да загърбите въпроса с интеграцията, но на първо място трябва да убедите клиентите, че да работят по този начин е по-лесно, по-бързо и по-удобно. За целта това наистина трябва да бъде така! Клиентите трябва да могат да работят с дадено решение без необходимост от инструкции, обучения и допълнителни документации.

Няколко думи и за контрола на качеството
В тази част положението се подобрява все повече и броят на печатниците, които разчитат на точно око за определяне на цвета и качеството на печат става все по-малък. Изборът за подобен софтуер при някои машини липсва, тъй като оборудването идва с конкретно решение. При други обаче има по няколко възможности. Тук отново трябва да се прави информиран избор, защото тези решения са сериозна инвестиция и в същото време са пълни с възможности, които не всеки ползва. Ето кои са основните параметри и как те отговарят на нуждите на печатниците:

• Скоростта и цялата продуктивност на RIP – Това е ключов фактор при избора, въпреки че разработчиците са направили много по въпроса и забавянето при обработка на голям обем от данни, което да води до спиране на машините вече не е често срещано явление. Разбира се има някои особени случаи, като задачи с прекалено сложни променливи данни или обработване на огромен обем от малки по размер поръчки. Например последната версия на EFI Fiery може да работи с до 4 отделни задачи едновременно или 1 по-голяма. Също така разполага с възможност за 5-ти RIP, който да поема спешни задачи, без това да се отразява на работата по другите. Експертите съветват, когато инвестирате в ново оборудване, да тествате възможно най-сложните си файлове, както и голяма серия от малки поръчки. Това ще покаже възможностите, както за печат, така и тези на решението за RIP.
• Управление на цвета – Едно от ключовите неща в това направление е възможността за симулиране на цвят по Pantone, както и възможността за автоматично и бързо изпълнение на задачите по калибриране и корекция на файловете. Препоръчително е да проверите и различните съвместимости и сертификати (например G7, Fiery Professional, Expert Certification или Pantone Certified Printer).
• Проверка, корекция и управление на файлове преди печат – Тази опция се превръща във все по-голяма необходимост с оглед на факта, че все повече клиенти сами предоставят файлове за печат. Тук основната задача е в минимизирането на врмето за работа на оператора и добрата интеграция с останалите софтуерни и хардуерни решения.
• Работа с променливи данни – При тях е много важно да се отбележи, че работата с променливи данни без специализиран софтуер за това може да доведе до чувствително забавяне на RIP-a. Причина за това е, че използването на такъв тип софтуер води до намаляване на размера на файловете. Възможността за работа с файловия формат PDF/VT може чувствително да ограничи влиянието на този проблем. Именно поради това е особено важно да проверите възможностите на работа на избраното решение с файлови формати за променливи данни, като PDF/VT или VPS, тъй като не всички версии поддържат работа с тях. Добре е това да бъде направено дори в момента да нямате голям обем от задачи с променливи данни. Важно е да отбележим, че за работа с променливи данни е необходимо наемане на по-квалифициран персонал, както от страна на обработващите самите файлове, така и при отпечатване, и довършителни процеси. Ето защо инвестицията в тази насока също трябва да се има предвид.
• Автоматизация на работния поток – В тази област е важна възможността да бъде изработен готов продукт от началото до самия край. За целта е необходимо автоматизацията да обхваща дори довършителните процеси, като по този начин се минимизират възможните грешки. Тук правилото за интеграция между различните модули и системи важи в най-пълна сила.

Вземането на решение за придобиване или обновяване на цифровите мощности не е лесно решение. То ще има трайни последици върху бизнеса и резултатите. Ето защо е особено важно преди подобна инвестиция да се запознаете подробно и да разгледате различни възможности за софтуерите, които да подсигурят работата на тези машини.

Автор: Антон Даскалов