10 причини да инвестираме в съвременно решение за цялостен производствен работен поток – Printguide.info

Печатниците усещат натиска да се генерират нови приходи от по-висок марж, от услуги с добавена стойност и от прилагане на оптимизирани работни потоци, насочени към повишаване на ефективността и намаляване на разходите.

Всички видове производствени среди са изправени пред подобни проблеми, когато става въпрос за автоматизиране на техните работни потоци. От комерсиалните печатници до печатниците на опаковки – нивото на автоматизация на работния процес в основните фази на производство дава значителни предимства.

Една от основните ползи, които идват от автоматизацията, е способността да се произведе повече с по-малко ресурси.

Във все по-конкурентната печатна индустрия това става още по-належащо, с цел да се гарантира задържане на клиентите и тяхната удовлетвореност. Освен това автоматизирането на повтарящи се задачи и въвеждането им в последователен процес намалява значително риска от грешки и дава възможност на печатниците да съсредоточат времето на служителите си в търсене на нови възможности и услуги, които могат да разрастват и диференцират бизнеса им.

Представяме ви десет ключови причини защо доставчиците на всички видове печатни услуги е добре да се фокусират върху автоматизацията на работния процес.

1. Намаляване на ръчния труд

Всеки път, когато човек се докосне до поръчката в рамките на печатния работен поток, към нея се добавят допълнителни разходи. Докато някои сложни задания за печат изискват ръчна намеса, то много други задания могат да бъдат произведени по-бързо и ефикасно чрез използването на автоматизация.

Задачите, които следват повторяем модел или шаблон, могат и трябва да се автоматизират, така че да бъдат доставени в най-кратък срок с минимални разходи за производство с цел поддържане маржовете на печалбата.

Спестеното време, постигнато от прилагането на автоматизиран работен процес, позволява на доставчиците на печатни услуги по-добре да разпределят задълженията на служителите си в цялата организация.

Автоматизиране на процеси като офериране, подготвяне на поръчките, проверка на файлове, изготвяне на различен тип проби и проследяване на работата дава възможност на търговци и технолози да концентрират повече време върху обслужване на клиента, привличане на по-големи по тираж поръчки, кръстосано обучение или да намират нови услуги с добавена стойност.

2. Намаляване на разходите

Доставчиците на печатни услуги често посочват разходите като една от най-големите пречки да инвестират в бизнеса си. Често това предопределя и разходите, които те са готови да направят за интегриране на нови технологии като основен фактор, вместо да се акцентира върху средствата, които могат да бъдат спестени чрез създаване на по-ефективен работен процес.

Всяка допирна точка на човешки труд към производството на поръчките добавя разходи към процеса на работа. Когато тя се налага по вина на клиента, има възможности за контрол и проследяване, така че клиентът да плати за допълнителния труд. Обаче вътрешните грешки, забавянето или неефективността, предизвикани от ръчни процеси, влияят изключително неблагоприятно върху бизнеса на печатниците.

Освен това, автоматизацията може да премахне проблемни области в производството, от които печатниците най-често се оплакват – като:

проверка на файлове;
описание на поръчки;
изготвяне на цветни проби;
комуникация с клиента;
одобрение на поръчките;
придвижване на заданието в производството.

Същевременно може да се подобри обслужването на клиентите и спестяването на средства. Много от тези задачи могат да се реализират чрез предоставянето на специфичен интерфейс, който да дава възможност на клиентите по-добре да обслужват собствените си идеи, задания за печат и поръчки, като в същото време осигуряват възможност за отпечатване на по-голям асортимент с избор от персонализирани каталози или печат с променливи данни.

Проблемни области в работния поток. Кои пет етапа от производството печатниците считат като най-проблемни?

3. Точно управление на информацията

Добрата комуникация и взаимодействието с клиента относно статуси на поръчки или проблеми при производството, води до подобряване на отношенията между страните и стабилност на бизнеса. Да бъде в състояние да определи колко време отнема всеки един процес, както и как и защо се получават забавяния, дава възможност на една печатница да си възстанови тези разходи чрез по-точно фактуриране.

Да разполага с налични свободни ресурси за внимание към анализа и актуализиране на процесите може да бъде предизвикателство. Независимо от това, осъзнаването къде обикновено се допускат пропуски или възникват закъснения в цялостния работен поток е отлична отправна точка за идентифициране на области, към които да се фокусират инвестиции за автоматизация на работния поток.

4. Постигане на висока производителност

Доставчиците на печатни услуги са все по-силно притискани от своите клиенти да произвеждат техните поръчки възможно най-бързо, като понякога дори се поставят невъзможни срокове.

Наистина, дигиталният печат способства за намаляване на времето за реакция и подобряване на гъвкавостта. Въпреки това много печатници все още са изправени пред нарастващото търсене от страна на клиентите за по-бързо производство и необходимостта да се нанасят промени в последната минута или пък сложна персонализация, без това да влияе на крайния срок.

Дори и в дигиталния печат все още има процеси, които отнемат време и са свързани с описването на поръчките, изготвянето на монтажи, маршрутизация, които продължават да изискват намесата на оператор-предпечат или технолог.

Сред най-често споменаваните тесни места за печатниците, са:

проверката на файловете;
калкулиране на поръчката;
изготвянето на проби.

5. Редуциране на грешките

Клиентите непрекъснато търсят партньори, които могат да гарантират възможно най-добрата услуга. Важна част от обслужването на е увереността, че заданията за печат са получени, произведени и доставени с минимални или без грешки или закъснения.

Сега, когато сроковете стават все по-кратки, да се гарантира, че заданията за печат са произведени и доставени без грешка, се превръща в по-голямо предизвикателство, особено когато е необходима и ръчна намеса.

В печатниците свързването на процесите във фронт-офиса с работния поток в производството и обратно може да бъде доста сложно. Времето, което изминава от получаване на заданието до неговото производство, често води до закъснения от разчета поради ръчно прехвърляне на файлове, актуализиране на информация за поръчката или проточила се комуникация, свързана с одобрението на поръчката от клиента и готовността ѝ да бъде изработена. Премахването на човешка намеса, където е възможно, не само намалява разходите, но намалява вероятността от объркване, както и количеството на грешките.

6. Малките поръчки на “автопилот”

С тенденция за намаляване на тиражите при печат, а същевременно все по-локализирани опаковки и все по-персонализирани маркетингови материали, способността бързо да се изработят такива поръчки с малко или без ръчна намеса ще бъде от ключово значение за поддържане на рентабилността. В отговор, някои доставчици на услуги за печат полагат усилия за увеличаване на разнообразието от задания, които може да се отпечатват при напълно автоматизиран работен процес.

Докато някои решения за това се крият в стандартизирането на възможните задания, които се произвеждат, то инвестиция от последно поколение софтуер за работен поток изглежда наложителна. Събирането на няколко задания в общ печат например, е ключов метод за оптимизиране на производството на малки поръчки – като визитни картички или флаери.

Инструментите за автоматизация в работния поток предоставят технологията за автоматична обработка на файловете и комбинирането им по начин, който е най-ефективен и рентабилен за доставчика на печатните услуги.

В допълнение, всички видове печатници търсят начини да привличат по-големи обеми за печат. Колкото по-ефективно работният поток може да обработва всяко едно задание без ръчна намеса, с толкова повече поръчки може той да се справи като цяло.

Това, от своя страна, освобождава печатниците и им помага да се съсредоточат върху предоставянето на дейности и услуги с по-висок марж. Увеличаването на обема на работата, която може да се подава автоматично или на повтаряща се основа, може да увеличи цялостната ефективност и по този начин – доходността.

7. Централизирано управление и проследяване на поръчките

С увеличаващите се изисквания за намаляване на разходите, предоставянето на възможност на клиентите да имат пълен достъп до информацията за поръчките им (за която в противен случай те ще се обаждат на търговци или технолози), може да спести на печатниците ценно време и да подобри тяхната производителност.

Това също така предоставя на персонала повече време за съсредоточаване върху по-наложителни задачи, като:

консултация на нови клиенти;
консултации и управление на проекти с по-високи тиражи;
поръчки с по-висока добавена стойност, по-сложни поръчки;
предоставяне на нови продукти и услуги.

Автоматизираното проследяване на поръчките в производството осигурява по-ефективното им планиране, намаляване на времето за престой, често причинен от неяснота, объркване или неизвестни закъснения.

Друга ключова функция е възможността да се централизира проследяването на CTP устройствата, проявителните машини и дигиталните печатни машини. Чрез централизирано управление на тези устройства системите за работен поток могат да автоматизират маршрутизацията на поръчките за балансиране на натоварването между няколко устройства и оптимизиране използването на печатните машини. Това, също така, осигурява на операторите по-добро наблюдение върху смесена производствена среда.

8. По-ефективно осчетоводяване и фактуриране

Поддържането на паричния поток е приоритет за всеки бизнес. В допълнение, към регулярното получаване и изпълнение на поръчки, е важно да се гарантира, че своевременно се изпращат и фактури към клиентите, за да се запази движението на паричните средства без прекъсване.

Въпреки това, голяма част от печатниците определят фактурирането като основно проблемно място в работния процес. Аналогично – много печатници отбелязват, че административните процеси, включващи сметките, нямат много високо ниво на автоматизация.

Чрез подобрената прозрачност на производството и автоматизирано събиране на данни, издаването на фактури може да се задейства автоматично, веднага след като поръчката е произведена, експедирана или достигнала определен етап според вътрешната организация в печатницата.

Това не само подобрява способността на фирмата да поддържа паричния поток, но тя предоставя основата за развитие на бизнеса, което е целта на повечето доставчици на печатни услуги. Чрез инвестиране в автоматизация, печатниците са в състояние да развиват своя бизнес, без да се налага да добавят спестени ресурси.

9. Предоставяне на нови услуги

Автоматизирането на печатното производство може драстично да намали производствените разходи и да отвори нови възможности за бизнес. За много печатници диференцирането на бизнеса означава предоставяне на повече от просто отпечатване на различни файлове.

Дали става въпрос за работа с брандовете за поставяне на променливи баркодове върху опаковките им, или за търговците да създават персонализирани начални страници при изготвяне на мейлинг кампании – печатът вече не е единствената услуга, която се предлага.

Някои услуги, като web-to-print например, могат да предоставят отправна точка за автоматизиране на постъпването на поръчките и преминаването им през проверки в предпечата, които да гарантират, че файловете са готови за печат, преди да бъдат приети в работния поток.

Тъй като все повече расте търсенето на канали, свързващи печата с локализирани и персонализирани поръчки, доставчиците на печатни услуги ще трябва да прекарват повече време, фокусирайки се върху предлагането на повече услуги с добавена стойност, същевременно поставяйки максимално количество печатна продукция “на автопилот”.

10. Свързаност с клиента

Тъй като бизнесът става все по-глобален, а електронната търговия става все по-разпространена, клиентите очакват да имат достъп до най-актуална информация относно техните поръчки за печат 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата. За много от печатниците не е рентабилно да имат на разположение специален персонал за обслужване на клиенти, отговарящ на техните въпроси.

В резултат на това, все повече печатници заявяват приоритет в инвестирането в уеб-базирани системи за подобряване на взаимодействието с клиентите. Онлайн инструменти, като например виртуално табло, осигуряват интерфейс за представяне пред клиентите на желаната от тях информация за поръчките им, която е събрана автоматично от целия работен поток. По този начин търговците разполагат с повече време да се съсредоточат в изпълнението на по-ангажиращи запитвания от клиенти.

Примери за работни потоци и системи, които могат да бъдат полезни за вашето производство

Универсален работен поток Kodak Prinergy
Работният поток за дигитален, офсетов и флексо печат Kodak Prinergy е едно от водещите решения за комерсиалните и вестникарските печатници, както и за печатниците на опаковки, търсещи централизирана автоматизация на печатното производство. От излизането си на пазара, Prinergy системата за работен поток е концентрирана върху постоянното разширяване на възможностите за автоматизация на печатния работен поток във всички негови разновидности.

Цялостното решение за управление на поръчките за широкоформатен печат Onyx Thrive
Работният поток за широкоформатен печат Onyx Thrive предлага решение за печатно производство с възможности за надграждане, базирано на технологиите на Adobe. То дава спокойствието, че отговаря на начина, по който работи печатницата в настоящия момент. Наред с това, съществува възможността за надграждане на работния поток с темпото, с което расте и бизнесът.

Onyx Thrive разполага с базиран на браузър потребителски интерфейс. С негова помощ работният поток може да се контролира от всяко едно място, което спомага за подобряване на производителността.

Работен поток за печат на опаковки Hybrid Software CloudFlow
Работният поток за печат на опаковки CloudFlow е пакет за производствен поток на основата на модули. Той е създаден за графични проекти на етикети и опаковки в PDF формат, като има поддръжка на цветоотделяне, трапинг, растеризация, проверки и много други.

С Hybrid Software Cloudflow може:

да се обработват файлове;
да се управляват активи;
да се одобряват дигитални цветни проби;
да се автоматизират работни потоци.

ERP система за печатно производство и управление на всички бизнес процеси Dataline Multipress
ERP/MIS системата за печатници Dataline Multipress е водещо решение, което покрива всички процеси, свързани с планирането на печатното производство и всички свързани административни, логистични, финансови и продажбени процеси.

Освен функционални инструменти за управление на бизнес процесите, ERP системата на Dataline включва специално разработени пакети, със специфични функции за: