Как да автоматизирате лесно почти всички процеси в работата с файлове и информация

Ако искате софтуер, който може да свърже всичко с всичко, то Enfocus Switch е вашият продукт.

Нека да започнем с това, че Switch е един от най-добрите продукти в портфолиото от софтуери на фирма ГЕД. В същото време се оказва предизвикателство да се обясни “какво е Switch” просто защото този софтуер е най-близък до определението “може всичко”.

Представете си процеса на получаване и обработка на файлове, по който работите в момента.

Начинът, по който вашите търговци получават поръчки и файлове, как си комуникират безкрайно с предпечата, за да се прегледат файловете, колко време си говорят с клиентите за да изчистят детайлите и да се разберат къде точно са проблемите.

Колко от тези дейности имат реална добавена стойност към крайния продукт?

За колко от тези дейности има по-висока добавена стойност да ги прави човек, вместо да ги прави автоматично софтуер?

А сега си представете софтуер, в който можете да опишете бързо и лесно всички тези процеси и те да стават автоматично. Всеки да получава информацията, от която има нужда, да я получава в разбираем и точен вид и да може директно да работи с нея без да пита за уточнения.

Enfocus Switch е софтуер за автоматизация, с който можете да свържете почти всички елементи и процеси един с друг и да създадете автоматични действия, които да отнемат излишната работа от вашия екип, така че вашите служители да могат да създават реална стойност за фирмата и вашите клиенти.

Най-често към Enfocus Switch имат интерес компании, които:

• имат или планират да имат онлайн магазин или някаква форма на онлайн получаване на поръчки и файлове;
• имат много голямо разнообразие от поръчки с много кратки срокове;
• искат да автоматизират своите процеси, за да генерират повече добавена стойност и да премахнат ниско стойностните дейности от своите професионалисти;
• търсят възможност да предоставят на своите клиенти нови услуги и възможности, като портал за одобрение например, който работи 24/7 от всяка точка от света;
• искат да обезпечат бизнеса си, така че той да може да работи дори в случай на форсмажорни обстоятелства.

Какво представлява Enfocus Switch

Switch е отворена платформа, в която се изграждат потоци, които обхващат различни процеси на работа.

Примерни потоци изградени със Switch
Потоците могат да бъдат много кратки и да обхващат само една дейност или да бъдат дълги и с много възможности за вземане на автоматични решения на много етапи.

Също така краят на всеки един поток може да бъде начало на следващия, което означава, че можете да направите “верига” от процеси, които да обхванат цялото ви производство.

Всички примери, които виждате не са задължителни. Ако в примера виждате три входа, при вас могат да бъдат два или четири. Ако вие не разделяте файловете както е в примера не е проблем – можете да настроите Switch изцяло според вашите нужди.

Получаване и сортиране на файлове
Един примерен малък поток обхваща получаването и сортирането на файлове според техния вид. Файловете могат да се запазват в отделни папки или според техния вид да се насочват за различна обработка.

1. Switch може да се интегрира с имейл клиент, FTP сървър и други точки, които получават файлове и автоматично да “хваща” новопостъпилите поръчки.
2. Файловете се декомпресират, ако са компресирани, и файловете от включените папки се извличат.
3. Файловете се сортират на PDF, native формати и изображения.
4. Ако файлът не е нито едно от трите изброени се изпраща автоматичен имейл.

Одобрение на файлове през браузър
Можете да направите и по-сложни потоци. Например поток за одобрение на файлове от клиент през браузър.

1. Получените и вече конвертирани в PDF файлове се проверяват от PitStop Server за проблеми и тези, които могат се отстраняват.
2. Ако има проблеми, които не могат да се отстранят, файловете отиват за ръчен преглед от предпечата.
3. Ако файловете са добри, се изпраща имейл на клиента с линк, с който те могат да бъдат отворени в почти всички браузъри.
4. Клиентът може да одобри своя файл или да го отхвърли, както и да остави коментари.
5. Ако файлът е одобрен отива за финална обработка, а ако е отхвърлен отива към екипа, за да се види защо е отхвърлен.

Интересното в Switch е, че изходите от одобрението могат да се конфигурират лесно и не са ограничени до одобрение и отхвърляне, както в този пример. Например можете да имате “Одобрявам”, “Отхвърлям”, “Коригирайте за моя сметка” или “Ще изпратя нов файл”, като всеки от тези четири избора да водят до различни действия.

Автоматична конверсия на файлове
Можете да автоматизирате някои малки, но изключително времеотнемащи дейности на предпечата, като обръщането на файлове към качествен за печат PDF и автоматичната проверка на включените елементи.

1. Файловете се получават по един и същи начин без значение от техния вид.
2. Switch автоматично ги сортира по вид.
3. Switch отваря автоматично на фонов режим съответната апликация и използва правилни настройки за да конвертира файловете в PDF. Например ако получите Illustrator файлове, Switch ще отвори пакета на Adobe във фонов режим и ще конвертира файла в готов за печат PDF с правилни настройки.
4. След това вече конвертираните в PDF файлове минават проверка в PitStop Server.
5. Ако файловете не преминават проверката и по тях има грешки се изпраща имейл с нотификация, ако нямат грешки се сортират като готови за последваща обработка.

Само този процес може да спести часове всеки ден на предпечата, който прави тази еднотипна и изцяло стандартна процедура, която не носи никаква стойност за крайния продукт и им отнема от времето, в което те могат да правят реални корекции или цветоуправление, които носят ползи на фирмата и крайния клиент.

Ако направите едно обикновено търсене в Google за Enfocus Switch и разгледате изображенията, които се предлагат, ще видите колко много различни потоци могат да се направят със Switch.

Няколко важни неща преди да продължим напред:

1. Можете да имате много потоци във вашата система – не е нужно да се чудите как да обхванете целия си бизнес с един поток. Switch може да поддържа и едновременно да прави много потоци – например един за листовите машини, един за широкоформатните, един само за приемане на поръчките и много други. Те могат да се свържат помежду си, да работят паралелно или в последователност, да се променят свободно и да растат с вашите нужди.
2. Не е нужно да закупите всичко – Switch дава 90% от функциите си дори само с основния модул. Допълнителните разширения са ви нужни само ако искате специфични разширения и възможности към системата. Можете спокойно да започнете с по-малък пакет без да се притеснявате, че е орязан и че ще ви ограничи във времето.
3. Не е нужно да автоматизирате 100% от първия ден – в началото може да обхванете основните си процеси и след това по малко да приобщавате все повече дейности. Всеки ден системата ще става по-добра и по-добра и ще автоматизира повече и повече. Колкото повече дейности без добавена стойност се премахнат, толкова повече време ще остане за дейности с добавена стойност, за подобряване на вашия бизнес и вашите служители и клиенти ще са щастливи
4. Switch е много достъпен продукт – системата е на нивото на големите работни потоци, но понеже е изключително отворена има сравнително ниска себестойност на придобиване. В същото време нейната възвръщаемост е много голяма и може да се реализира за много кратък срок.

Как се конфигурира Enfocus Switch

За разлика от много от работните потоци Switch има само няколко модула, които можете да изберете според вашите нужди

Самата система има ядро, така наречения Core Engine. Това е основата с която се построяват потоци. Потокът реално представлява „дърво“, се описват процесите, както е описано по-горе – ако стане едно – направи второ, ако стане трето – направи четвърто.

На тази основа могат да се добавят няколко разширения, които са групирани в три групи:

• Модули – това са модули, които надграждат функциите на Switch с конкретни възможности
• Конфигуратори – готови връзки с трети апликации, което позволява на Switch да ги отваря във фонов режим и да прави някакви неща с тях.
• Апликации – апликации и готови мини решения, които са създадени от трети страни и разработчици, които могат да се свалят и добавят (представи си като App Store в Apple).

Вижте кратко представяне на работата с Enfocus Switch Core Engine:

Модули за Enfocus Switch

Модулите дават определени възможности на Enfocus Switch и разширяват неговата функционалност. Всъщност базовата Core функционалност е изключително голяма и затова ще видите, че модулите са само за някои много специфични дейности.

Всичко в Switch е изградено на принципа на отвореността и големия набор от функции. Модулите се избират и добавят към основната функция при първоначалната покупка или могат да бъдат свободно добавени по всяко време след това.

Има три основни модула, които дават допълнителни функции на Switch

1. Configurator Module – дава възможност за връзка от страна на Switch с апликации на трети системи, да ги отваря на фонов режим и да извършва операции с тях. За Switch има разработени много конфигуратори, които можете да използвате, като например Adobe, HP, Microsoft, Onyx и много други. Например потокът по-горе в който Switch отваря Illustrator на фонов режим и конвертира файловете в PDF използва такъв конфигуратор. По-наблюдателните от вас сигурно са забелязали, че едно от разклоненията използва и Word.
2. Metadata Module – дава възможност на Switch да работи с мета данни свързани с файлове, поръчки и други. Всеки файл има голямо количество мета данни, които вървят с него, като например дата на създаване, кой го е създал, техническа информация за обектите в него и други. Мета информация също може да бъде и информацията, която е подадена заедно с файла през онлайн магазин, някаква форма, софтуер или MIS/ERP. Switch може да изчита тези данни и да предприема различни действия например според клиента, според вида на файла, според срока за изработка и много други.
3. PDF Review Module – дава възможност да се преглеждат файлове и одобряват онлайн. Това е уникално и лесно за използване решение в което клиентът получава имейл с линк към своята обработена поръчка, може да я отвори през браузър на компютър или таблет, да я прегледа и одобри. Ако във файла има намерени проблеми, те се визуализират просто и ясно и при клик се показва мястото на файла където са намерени. Използването на PDF Review намалява значително времето за телефонни разговори и имейли, които трябва да отработят вашите търговци и предпечат.
   Единственият допълнителен модул, който може да се използва и самостоятелно, е Enfocus PitStop Server.
4. PitStop Server – модул за автоматична проверка и корекции на файловете, по предварително зададени параметри и действия (Action lists). Има собствен PLI интерфейс и може да се вгражда в трети системи като онлайн магазини. Може да проверява различни файлове и да
   1. връща информация както за техните параметри, като размер на страница, брой цветове и други;
   2. генерира структуриран отчет за намерените проблеми и грешки, който може да се използва както като файл, така и от Switch;
   3. прави корекции на много от стандартните проблеми във файловете, който са обхвата на неговите функции;
   4. прави обработки на файловете, така че да ги подготви за печат, като например да добави наддаване, да коригира отстояния от линия за рязане и други.
      Switch има и няколко модула, които са насочени към това системата да е отворена и да може да се конфигурира до най малките детайли.
5. Scripting Module – отваря програмния интерфейс, с който можете да правите персонализирани решения.
6. Database Module – дава възможност за директна интеграция с база данни.
7. Web Services Module – дава възможност за неограничени, неименувани връзки със Switch, доста е удобно за онлайн магазин. Можете да се възползвате от отвореното API за да изграждате своите потоци изцяло както ви е удобно.
8. Client Module – дава възможност на именувани клиенти (такива, които имат профил) да си подават файлове, да събирате метаданни при подаването и други.

Финално Switch има модул, с който можете да анализирате цялата система:

9. Reporting Module – дава възможност да си правите персонализиран дашборд, с който да визуализирате работата на Switch.

Конфигуратори за Enfocus Switch

Това са вече конкретните конфигуратори, които описахме по-горе, като например от HP, Adobe, Microsoft, ONYX и други. За да се използват, има нужда от наличие на Configurator модула. Има много готови конфигуратори, които предлагат конкретни функции.

Тези конфигуратори са създадени от Enfocus заедно с третата страна и предоставят готова интеграция за използване на системите, но само в обхвата на функциите на конфигуратора. Най-честото Switch може да отваря апликацията на фонов режим и да прави обработка на файлове или може директно да управлява крайни устройства.

Апликации за Enfocus Switch

Свалят се от „App Store“ и предлагат готови решения и функции създадени от трети страни. Някои са много прости неща – например автоматично разархивиране на папки, а някои са доста по-обхватни като връзка с ERP системи и други.

Например, ако използвате WeTransfer:

• има апликация, с която да сваляте автоматично файлове със Switch,
• има апликация за опростен монтаж,
• апликация за изчисляване на гръбчето на книги, проверка на файлове за HP Indigo, дори възможност да поствате коментар в Slack или Telegram.

Можете да разгледате списъка с апликации на този линк – https://www.enfocus.com/en/appstore/overview

Как мога да разбера повече за Enfocus Switch

Най-лесният начин е да се свържете с ГЕД и заедно да разгледате някои по-сложни потоци, които те са направили за различни приложения в офсетови, дигиталния и широкоформатния печат, както и да обсъдите как може да се решат вашите конкретни проблеми или начин на работа.

Също така Switch се предлага като демо лиценз, с който можете да настроите примерни потоци и да тествате системата в реална среда.

Научи повече за Enfocus Switch в сайта на ГЕД

Свържи се с ГЕД
Телефон: 02 80 61 264
Имейл: sales@gedbg.com
Уебсайт: printing.gedbg.com

За Enfocus
Наложени като лидера в обработката и като цяло разработката на PDF стандарта, Enfocus предлагат решения, които отварят PDF света пред своите клиенти и им дават възможност да автоматизират голяма част от корекциите и преработките, които трябва да правят в своето ежедневие. Компанията е пионер в използването на PDF и неговите характеристики за стандартизация и автоматизация на производството.

За ГЕД
ГЕД предлага голям избор от софтуерни решения за полиграфията, в които можете да намерите решение на почти всяко предизвикателство. Независимо дали търсите инструменти за конкретни приложения или цели файлове и цветови работни потоци, които да обхващат множество етапи и процеси, в ГЕД имаме както решение, така и голям опит и реална практика на която можете да разчитате.