Web-to-Print : открийте правилното решение

Потърсете в интернет фразата „Web-to-print” и ще получите няколко милиона резултата. Стеснете границите на търсенето до „Web-to-print solutions” (Web-to-print решения) и това стеснява списъка до около 110 000. Не се смущавайте, няма толкова много решения на пазара (и слава богу), но има десетки работещи системи. И опитът да установите кое е най-доброто за производството ви в областта на печата може да бъде сложна задача.

Първата стъпка е да определите какво целите с услугите, които ще предлагате онлайн. Мислете за този процес като за оценка на нуждите на печатницата ви, но преди всичко, за оценка на потребностите на клиентите ви. Ще улесните ли живота на потребителите, ако им дадете възможност да поръчват печатните си материали на принципа на самообслужването (в крайна сметка повечето ориентирани към потребителите електронни магазини предлагат точно това)? Искате ли да предлагате шаблони за популярни продукти, например визитни картички и листовки и да им позволявате да ги променят през браузърите си? Какво планирате за специални проекти като плакати, посветени на събития или папки с вложени материали? Смятате ли да предлагате онлайн дизайн през интернет базирана работна среда?

Можете да организирате поръчването чрез каталог от предварително подготвени продукти. Може би искате да улесните управлението на персонализирани маркетингови кампании и да направите връзка с базата данни или CRM системата на организацията си. Списъкът с възможностите, които можете да предложите чрез онлайн магазин е ограничен по-скоро от нуждите на клиентите, а не от предложенията на доставчиците.

Изясняване на приложението
Можем да разделим задачите, които могат да бъдат изпълнени чрез Web-to-print портал на няколко големи групи, за да улесним процеса. Докато много доставчици на печатни услуги биха искали тяхното решение да прави всичко за всички, бизнес модела за Web-to-print порталите обикновено попада в някоя от следните категориите:

• Доставка на печатни услуги: става дума за електронен магазин, в който клиентите могат да купуват печат или свързани с него продукти. Тези магазини могат да позволяват качване на файловете на клиентите (с или без проверка) и/или използване на предварително подготвени шаблони. Много от тях предлагат изчисляване на цената на момента и система за плащане с поддръжка на кредитни карти и възможност за плащане на данъци. В тази категория попадат онлайн „направи си сам” решения за изработка на книги като Lulu.com и сайтове, които осъществяват връзка между производителите и потребителите като PrintingforLess.com. Повечето Web-to-print решения предлагат потребителска среда на електронни магазини, затова е трудно да се намали броя на потенциалните доставчици на решения в тази категория.
• Маркетинг мениджмънт/ управление на търговските марки: тук също става въпрос за типични магазини за електронна търговия. Това, което ги разграничава е, че са създадени и брандирани за определена организация или предназначение, не за доставчика на печатните услуги. Управлението на търговските марки се състои в осигуряване на шаблони с нужния дизайн и възможност за добавяне на информация. Така маркетинговите отдели управляват търговската марка по-лесно, отколкото е възможно по друг начин. Централизираното счетоводство и информация за начина за харчене на бюджета за печат са сред основните предимства на този тип решения. Все по голямо значение придобиват и възможностите за провеждане на кампании в различни типове медии и онлайн управление. Магазини, които позволяват покупката на специфичен продукт за кампания, например набиране на средства за определена кауза, са много подходящи за Web-to-print, ориентиран към маркетинга. Един доставчик на печатни услуги може да поддържа много различни портали за различни клиенти или дори за еднократни събития.
• Управление на документи: интернет магазинът е перфектно решение, чрез което клиентите да поръчват ретиражи на поръчките си и да управляват наличностите и доставките на складирана продукция. В този случай ви трябва система, която позволява например хората, които отговарят за доставките да получават директно инструкции от клиента. Нужно е и потребители с нужните правомощия да могат да поръчват попълване на наличностите при предварително определени правила и условия. Ако управлявате складирана продукция, е абсолютно задължително и онлайн магазинът да отразява точните количества от продуктите, с които разполагате.
• Автоматизация на работния процес: Интегрирането на Web-to-print портала и производството е едно от най-критичните решения при изграждането на системата, особено в областта на цифровия печат. Повечето доставчици предлагат системи, които се вграждат директно в печатния процес. Това значи, че проектите могат да постъпят през интернет страницата, да бъдат проверени и подредени на опашката на пресата. От повече от десет години се предлагат решения, изградени около предпечата, които предлагат проверка и пренос на файлове, софтуерни проби и възможност за одобрения. Много от тях могат да работят съвместно с магазини за електронна търговия като Kodak InSite Storefront, който работи съвместно с Kodak Prinergy. Много печатници са изградили собствени системи с помощта на вътрешни IT ресурси и уеб програмисти. На пазара, обаче, има толкова много решения, че това изглежда ненужно, освен ако изискванията ви и нивото на сигурност, от което се нуждаете са толкова високи, че готовите Web-to-print системи да не ги удовлетворяват.

Мрежово решение или лицензиран продукт?
Основните варианти са два: продуктът да се предлага като мрежово базирано решение, което са използвате (SaaS, software as a service) или да купите лиценз за софтуера и да го поддържате откъдето пожелаете. Все по-голяма част от решенията на пазара предлагат и двата варианта. Разликата в цената е значителна – месечни такси за мрежовото решение и еднократна покупка за лицензирания вариант. Някои потребители се чувстват по-защитени с решение, за което са купили лиценз, тъй като смятат, че то ги прави по-малко уязвими, тъй като не разчитат на надеждността на мрежова услуга. Истината е, че никой не „притежава” програмите и ако доставчикът излезе от бизнеса, поддръжката на този продукт ще си отиде заедно с него.

Както каза ветеранът в индустрията Jennifer Matt в скорошна публикация на блога си (jennifermatt.com): „Мрежовият софтуер не е изолиран, той трябва да е в добра взаимовръзка с екосистемата на интернет… Интернет браузърите продължават да се променят, сигурността на мрежата продължава да се променя… и ако софтуерът ви иска да продължи да работи в тази екосистема, той трябва да се променя заедно с нея”.

Затова е важно да проверите всеки доставчик, с който работите. Говорете с насточщи потребители на услугата. Проверете цената на акциите на компанията. Този аспект беше изведен на преден план наскоро, когато научихме, че Press-sense имат финансови проблеми. Web-to-print решението на Press-sense iWay има над 1 500 потребителя и е интегрирано в системи на Xerox, HP и Océ. Тези проблеми можеха да се отразят на цялата индустрия. За щастие, Bitstream, компанията, която предлага PageFlex, купи активите на Press-sense и планира да обедини продукта им със собственото си решение.

Възможностите за администриране на Web-to-print системата са също толкова важни, колкото и частта му, ориентирана към клиентите. Много доставчици на печатни услуги откриха, че в решението, което са избрали е трудно да променят ценовата политика, добавянето на нови продукти, шаблони, а дори и потребители също могат да създадат затруднения. Да не говорим за потенциалните проблеми, породени от потребителската среда, която е много важна и за персонала на печатницата.

Ако се чудите как да филтрирате предложенията на различните доставчици на базата на изискванията си, за да стесните обхвата на търсенето? Printing Industries of America поддържа интернет страница (www.w2ptestdrive.com), която предлага преглед на много доставчици, разделени на базата на четирите бизнес модела, които описахме по-горе.
InfoTrends създадиха страницата Ultimate Guide, която се обновява редовно и където потребителите могат да сравняват Web-to-print и други решения на различни производители. Ultimate Guide включва подробни описания на десетки производители и позволява на потребителите да ги филтрират на базата на повече от 50 критерия. Сред тях са дали решението е мрежово или лицензирано, възможностите за известяване, интеграция, дизайн на документи, формати за печат и други. След като намалите стесните кръга чрез филтрите, можете да сравнявате многобройни решения, на базата на различни критерии като цена, възможности за персонализация и други. Достъпът до Ultimate Guide е безплатен, но за да получите пълните възможности за сравнение цената е 59,95 долара на месец. Има и решения, които липсват в сайта, но повечето от големите играчи са там, което го прави чудесно място за начало на търсенето.

За автора: Julie Shaffer е вицепрезидент по цифровите технологии на Printing Industries of Americа, най-голямата търговска асоциация в областта на печатните технологии в света, в която членуват повече от 10 000 компании.
Източник: http://ultimateguide.infotrends.com/
Превод: Мартин Новев