Защо автоматизацията не означава съкращаване на кадри

43
Защо автоматизацията не означава съкращаване на кадри

Параметризация, стандартизация, дигитализация и автоматизация – основите на новото време и защо автоматизацията не означава съкращаване на кадри

Всеки бизнес портал, всяка статия, всеки бюлетин ви засипва ежедневно с въпроси като какво се промени и дава съвети като какво ви е нужно в новото време. Ситуацията, в която се намираме, несъмнено оставя своят отпечатък върху историята на човечеството, но нека да не се заблуждаваме – ситуацията нито е безпрецедентна, нито времето е ново. Просто процеси, които бяха започнали преди време и се очакваше да отнемат десет години, се съкратиха и се реализират в рамките на две. Компаниите, които бяха подготвени за тези тенденции, усетиха негатива много по-леко и са готови да се оттласнат нагоре при първа възможност. Компании, които не бяха направили дори крачка в посока на тези процеси, в момента не само поемат удара много по-тежко, но ще им бъде и много трудно да се
завърнат.

Процесите, за които говорим, като цяло са свързани с дигитализацията и автоматизацията.

  • Когато говорим за дигитализация, говорим за дигитални процеси. Машините и софтуерите са основа на тези процеси, но те не са самият процес;
  • Говорим за дигитални процесите, при които всичко, което може да се:

– дигитализира, е дигитализирано;
– автоматизира, е автоматизирано;
– премахне, е премахнато;

  • Един от принципите на автоматизацията е, че ако за даден процес или действие няма конкретна добавена стойност от факта, че го е правил човек, този процес или трябва да се автоматизира, или да се премахне.

Всяка дребна дейност, клик, имейл, които не носят добавена стойност, се опитват да компенсират непълни процеси и липса на комуникация, това води до:

  • По-голям разход за всяка една поръчка, защото времето е пари, дори в държави със сравнително ниска средна заплата;
  • По-голям неизпълнен потенциал от вашите специалисти. От една страна, им плащате, защото са специалисти, от друга, по-голяма част от време им минава в проверка за картинки на ниска резолюция и те не могат да донесат добавена стойност на компанията;
  • По-трудно ще ви е да наемете висок клас кадри или млади кадри. И двата типа кадри имат очакване за добро ресурсно обезпечаване, за процеси и дигитални възможности, за актуални и модерни технологии.

Много клиенти, също така силно подпомогнати от търговците, вярват, че дигитализацията представлява закупуването на софтуер. В момента в който имат софтуер и той е внедрен, процесът вече е дигитален.

Една от най-важните основи е да променим съзнанието си за нашите компании от черни кутии, които разчитат на субективното желание на всеки отделен човек да реализира някакъв продукт, предимно на занаятчийски принцип, към стандартизирани комбинации от процеси, които се изпълняват по ясни критерии и реализират предвидим продукт.

 

предстоящи събития ГЕД

 

Какво означава параметризацията

Ако направим един много повърхностен и непълен анализ на информацията в една компания, тя може да бъде, общо взето, три вида:

  • Структурирана – данните в такива документи или записи са винаги еднакви, винаги се намират на едно и също място и винаги са попълнени;
  • Полу-структурирана – такива данни и записи като цяло винаги имат еднакви данни, но те не са записани по еднакъв начин и невинаги се намират на едно и също място;
  • Неструктурирана – тези документи и записи нямат структура, нямат еднакви данни, не са записани в еднотипен вид и нямат точно определено място.

Целта на параметризацията е да опише максимално много документи и записи, като превърне максимално много от тях в структурирани и им добави метаинформация – информация, която е допълнителна към записа или документа и го описва допълнително.

Следващото нещо е да анализираме за кои дейности нямаме изобщо данни и записи или те са във вид, че практически са неизползваеми.

Например:

  • Задача – описание, спешност, приоритет, планирано време, реално време, отговорник, краен срок, от какво зависи, част ли е от проект;
  • Запитване – описание на запитването, име, телефон, за кой продукт е запитването, колко е спешно, има ли бюджет;
  • Запис на фирма – име на фирма, ДДС номер, индустрия, годишен оборот, адрес;
  • Молба за отпуска – име, начална дата, крайна дата, достъп до интернет, основание.

Това са само много малко примери и с много ограничени данни за това как няколко записа са параметризирани. Реално всеки от тези записи може да има много повече параметри (данни/ полета за попълване) и ако се прави през дигитална система, ще има много метаданни – дата на създаване, история на промените, достъп, човек, направил последна промяна. В допълнение самият процес ще налага промяна на стойностите на някои параметри, като например статус – подадена, одобрена, изпълнена и подобни.

Доброто параметризиране е от ключово значение за следващите процеси, но по-важно е създаването на фирмено съзнание, че всичко трябва да се параметризира и трябва да има минимум информация в неструктуриран вид.

Какво означава стандартизация

Противно на повечето впечатления, стандартизация не означава един път за всичко, а краен набор пътища, които са с предварително ясни параметри и процеси.
Стандартизацията и параметризацията вървят ръка за ръка и не са точно последователни процеси, ами по-скоро създават един кръгообразен процес:

  • параметризацията позволява стандартизация;
  • като имаме стандартизация, можем да я подобрим, “ако започнем да събираме и тези данни”;
  • създава се нов параметър, който започва да се популяризира (да се попълва) за този тип запис.

Това е един постоянен процес на подобряване на системата и инструментите, които използвате, трябва да ви позволяват такава гъвкавост, в противен случай ще дойде ден, в който ще ви пречат, вместо да ви помагат. Към това има правилник на какъв принцип се избира кой стандарт да се приложи и има краен резултат от процеса, тоест знаем какво ще получим.

 

качествено оборудване за печат

 

Когато направим стандартни процеси за обработка на данни или тяхното събиране, след известно време започваме да виждаме изключително големи ползи, дори да нямаме никаква автоматизация.

  • Винаги има пълен комплект информация, попълнена по един и същ начин – вече няма поръчки, за които един търговец е описал в забележка особеностите, а друг е пропуснал, защото е забравил;
  • Можем да правим анализи – нека да видим колко от поръчките, които получаваме, са спешни или колко от спешните поръчки са на перлен картон. Нека да видим как се справят различните търговци и на кой етап сделките седят най-дълго;
  • Съдържа фирменото знание – реално стандартизацията и процесите, свързани с нея, съдържат фирмено знание. По този начин вашата компания вече не работи като поредица от черни кутии, в които всеки човек приема информация и я доставя по някакъв начин, без да има стандарт за това как точно постига това. Това подобрява значително обучението на нови кадри и бързото им навлизане в процеса;
  • Нещата стават много по-бързо – когато нямаме стандартизация, се налага всеки път някой да вземе решение точно как да се направи дадено нещо. Този етап на вземане на решение и подхвърлянето му напред – назад от една страна, губи много време, от друга, изнервя клиента, защото постоянно му се иска нова информация, която е можело да бъде събрана в началото и генерира разходи, защото реално няма никаква добавена стойност. Стандартизацията води до скорост, повторяемостта – до навик, а двете заедно до бърз и качествен процес.

Не се притеснявайте от това да имате много “стандартни процеси”, стига да можете да имате лесен метод, формула, сигнал, правило, по които да се избира конкретен процес за конкретно приложение, реално няма да има никаква сложност.

Какво означава дигитализация

Ако нямате предишните две стъпки, дигитализацията ще бъде частична и отново ще имате самостоятелни и несвързани острови, като например процеси, които се правят в два отделни софтуера, които нямат дълбока интеграция или частично се правят офлайн.
Типичен пример е закупуването на ERP, което изглежда като спасение в хаоса, но което няма интеграция с основните процеси на печатницата, като работния поток за предпечат, машините за печат, системата за правене на електронни монтажи, които са основата на ценообразуването, и други.

Концепцията за дигитализация представлява няколко свързани принципа:

  • Всичко, което може, да бъде вкарано в софтуер или система, дори в момента да не виждаме смисъл от това. Всеки ден не събирате данни за даден процес и губите възможност за сложни анализи на бизнеса.
  • Софтуерите и системите трябва да имат връзка, при това дълбока такава.

Не странете от събирането на данни дори за процеси, които ви се струват смешни или безсмислени. След време ще намерите много интересни зависимости, които няма как да видите по друг начин.

Какво означава автоматизация

Автоматизацията представлява внасянето на определени задачи или цели дейности в някаква система, която може на база входните данни или друг принцип да ги върши автоматично.

  • замествате процес, който иначе правите ръчно или полуръчно – съкращава се значително времето за извършване на дадена задача или дейност и тя се изнася към софтуер или машина, които го правят автоматично и с предвидим резултат;
  • създават се връзки или процеси, които не бихме създали сами – софтуерите са много по-добри във вършенето на еднотипни задачи от хората и имат свободен капацитет да правят връзки между различните данни и записи по начин, по който ние не бихме могли да го направим ръчно. Подобни връзки са основата за анализи и създаване на стратегии за оптимизация на бизнеса;
  • създаването на части или цели процеси от самата система – това е истинската автоматизация и пример за това е създаването на електронен монтаж без използването на шаблони, само по данните в поръчката.

 

бюлетин печатни решения

 

Много често в бранша казват, че може бързо, евтино и качествено, но си изберете две от трите. Всъщност автоматизацията ви позволява да предоставите и трите едновременно, а реално горното е ограничени от факта, че правите много процеси ръчно.

Голяма част от софтуерите правят първата част и частично втората. Водещите софтуери включват водещи технологии за анализ и самообучение, което може да прави и третото. По този начин един вид те премахват нуждата от стандартизация на всичко предварително, а дават възможност стандартизацията да се прави в движение, без загуба на време или наличие на грешки, както и да се прави стандартизация и автоматизация на база по-малко параметри.

Защо автоматизацията не означава съкращаване на кадри

По-точното формулиране е, че автоматизацията не води автоматично до съкращаване на кадри – това по-скоро е политика на фирмата, която я въвежда. Можем да:

  • автоматизираме, за да не разчитаме на хората и да съкратим част от тях;
  • дадем на хората възможност да предоставят най-доброто, което могат.

Ако на един професионалист ние автоматизираме най-обикновените, скучни и повторяеми задачи и освободим на него или нея свободно време, този човек ще може да инвестира същото време, което прекарва в дейности с по-висока добавена стойност, за компанията и за клиентите є. Ние например виждаме автоматизацията като ускорител, а не като заместител.

  • Ако един търговец има капацитет да обработи 20 поръчки на ден, ще може да обработи 50 и да търси нови клиенти, да се чуе по телефона със старите, да измисли нова кампания;
  • Ако един специалист по предпечат може да обработи 20 файла днес, ще може да обработи 50 или да създаде нов поток за автоматизация на процес, който не е бил автоматизиран до момента, да тества нова технология заедно с производството;
  • Ако сега можете да дадете на вашите клиенти срок за изработка три дни, ще можете вече да дадете срок от един ден, като при това правите по-малко дейности по всяка поръчка и предавате повече и по-качествени данни на производството – основата за бързо, качествено и “евтино”.

Всеки следващ специалист, който започне работа в компанията, ще има значително по-висока добавена стойност за нея, защото всяко негово действие ще “върши” автоматично десет други. Реално се получава, че компаниите, които имат добра автоматизация, имат по-доволни кадри, наемат и задържат по-лесно млади хора и реализират много по-добра норма на печалба. Даже често такива компании наемат още хора, защото за всяка нова позиция те получават експоненциално по-голяма възвращаемост, отколкото компаниите без автоматизация.

И финално – не разчитайте на който и да е софтуер, че ще реши всички проблеми или ще замести нуждата от хора, напротив – ние като компании, като бранш, като общество трябва да се грижим за нашите служители, като им предоставим инструменти, с които те могат да постигат реални резултати.

Бонус статистика – за да стигне до вас, този материал е минал през повече от 130 автоматизирани задачи в нашата система.

За ГЕД
ГЕД ООД е семейна фирма с професионално управление, която доставя на своите клиенти цялостни решения на световни производители при оптимално съотношение между цена и качество.

Статията за пръв път е публикувана в печатното издание Dotbrain 3.0.

Интернет портал за печатни технологии.